We zitten weer massaal voor de webcam, maar waarom zijn die videovergaderingen altijd zo vermoeiend?

Tien gezichten op kleine schermpjes, die je met verveelde blikken aanstaren. Een camera die plots wegvalt. Een microfoon die luid begint te piepen, tot je oren ervan gaan tuiten. Collega’s die stiekem hun mails beantwoorden terwijl jij iets belangrijks vertelt. Dezelfde twee of drie mensen die elk videogesprek domineren. En dan: je scherm dat plots bevriest. 

Herkenbaar? Dan ben je waarschijnlijk iemand die regelmatig thuis werkt. 

Die videogesprekken zijn zeker nuttig, maar ze zorgen ook voor nieuwe problemen. En soms loopt het fout. De Amerikaanse Lizet Ocampo merkte tijdens een online-vergadering met collega’s dat ze zichzelf veranderd had in een aardappel. Een leuke filter om online gesprekken op te vrolijken, maar Ocampo slaagde er niet in die filter weer uit te schakelen. En dus luisterden haar collega’s een hele vergadering lang naar een sprekende aardappel.

En het kan altijd erger. Een journalist van de New Yorker stond deze week letterlijk met de billen bloot. Hij had gemasturbeerd tijdens een videovergadering. Enkele collega's reageerden geschokt en de man werd meteen geschorst.  ‘Ik maakte een gênante fout”, verklaarde hij achteraf. “Ik dacht dat mijn camera en micro niet aanstonden.”

Videogesprekken hebben ook andere, minder spectaculaire nadelen. “Daar wordt op dit moment veel onderzoek naar gedaan”, zegt professor arbeidsgeneeskunde Lode Godderis (KU Leuven). “Er is gelukkig ook veel dat we weten op basis van eerder onderzoek."

Eén ding kunnen we nu al met zekerheid zeggen: een videogesprek verschilt in veel opzichten van een “echt” gesprek. Het is moeilijker om lichaamstaal te lezen. Je maakt nooit écht oogcontact. En er zit altijd wat vertraging op je stem. Die drie verschillen maken online vergaderen vermoeiender dan "fysiek" vergaderen.

Communicatie is meer dan de woorden die we gebruiken. We communiceren ook door onze hand- en oogbewegingen, de intonatie van onze stem en onze lichaamshouding. Houdt iemand zijn armen gekruist voor de borst? Dan weet je dat die persoon zich ongemakkelijk voelt. Zit een collega te schuiven op zijn stoel, terwijl jij aan het woord bent? Dan weet je dat die persoon je wil onderbreken.

We vangen die niet-verbale signalen op zonder dat we daar moeite voor moeten doen. Het hoort gewoon bij een normale conversatie.

Veel van die signalen vallen echter weg tijdens een videovergadering. Het is veel moeilijker om de lichaamstaal van een collega te lezen als je kijkt naar een klein schermpje. Die extra inspanning maakt online vergaderen vermoeiender dan een gewone vergadering. Het vraagt veel meer van onze aandacht.

“Je ziet dat verschil zelfs bij hersenscans”, zegt Lode Godderis. “Bij écht contact lichten andere hersengebieden op dan bij online contact. Onze hersenen maken bij een normaal contact ook hormonen aan die een rol spelen bij sociale interactie. Een echt gesprek doet andere dingen met je lichaam dan een conversatie via Skype of Zoom.”

Oogcontact is tijdens een gesprek heel belangrijk. Je merkt of je gesprekspartner écht naar je luistert door in elkaars ogen te kijken. De ogen vertellen ook hoe anderen zich voelen terwijl jij spreekt. Vinden ze dat je te lang aan het woord bent?  Begrijpt iedereen wat je bedoelt? En wordt je flauwe grap gesmaakt of niet?

Al die visuele informatie gebruiken we om het gesprek bij te sturen. Merk je verveelde blikken? Dan is het tijd om het woord te geven aan iemand anders. Lees je onbegrip of verwarring in de ogen van je collega's? Dan is wat extra uitleg misschien gepast.

“Bij online-gesprekken is dat allemaal veel moeilijker”, zegt Lode Godderis. “In een videovergadering kàn je geen oogcontact maken. Mensen staren wel naar een scherm, maar dat is niet hetzelfde als écht in elkaars ogen kijken. Dat komt omdat iedereen naar het scherm kijkt en niet naar de lens van de webcam. Die hangt net boven je scherm. Je kijkt daarom altijd iets te hoog of te laag. En dus is er nooit écht oogcontact. Wij kijken tijdens videovergaderingen altijd naast elkaar."

Er is nog een verschil tussen "echte" gesprekken en online-gesprekken. Bij een normale conversatie kijken mensen niet de hele tijd in elkaars ogen. We kijken soms weg, om wat later opnieuw de blik van de ander op te zoeken. Als iemand lang recht in je ogen blijft kijken, dan krijg je een ongemakkelijk gevoel. Het voelt vaak bedreigend.

Bij videovergaderingen blijven deelnemers wél de hele tijd naar het scherm staren. Het wegkijken valt dus weg. 

“Al die starende blikken geven ons een ongemakkelijk gevoel”, zegt Godderis. “Als je aan het woord bent, dan voelt het alsof je op een podium staat. Mensen kijken je aan, zonder af en toe weg te kijken. In het normale leven doen we dat wel, maar niet online."

Je hebt het misschien al meegemaakt: je vertelt iets belangrijks tijdens een online-vergadering en plots valt een ongemakkelijke stilte. Het duurt een seconde of twee, echt niet lang, maar je begint meteen te twijfelen aan jezelf. Heb ik misschien iets doms gezegd? Waarom reageert niemand? 

Die vertragingen komen vaak door de internetverbinding. Het signaal moet van jouw computer naar de computer van je gesprekspartners en dat kost tijd. Niet veel tijd, maar genoeg om voor wat vertraging te zorgen. Daarom ben je bij een online-gesprek nooit helemaal “in sync”. Er zijn altijd korte stiltes.

“Uit onderzoek blijkt dat we die stiltes bij online-gesprekken ongemakkelijk vinden”, zegt Godderis. “Onze hersenen moeten voortdurend corrigeren en dat is vermoeiend. Het beïnvloedt ook de indruk die we hebben van onze gesprekspartners. Zelfs bij een pauze van één seconde ervaren we mensen als minder aandachtig en minder vriendelijk."

Bij een “gewoon” gesprek heb je dat effect niet. Daar zijn korte stiltes heel normaal. Spreken is zilver en zwijgen goud... maar dus niet als je online bent.

Videovergaderingen zijn vermoeiender dan gewone vergaderingen, ze vragen meer aandacht en energie. Daarom wordt soms gesproken over "Zoom fatigue" of "Zoom-vermoeidheid", met een verwijzing naar een programma dat vaak gebruikt wordt om online te vergaderen.

Gelukkig is er veel dat je zelf kan doen om videovergaderingen minder vermoeiend te maken. Lode Godderis heeft vijf praktische tips: