“Zorg dat je accountantskantoor klaar is voor 2026!”

Meer en meer accountancykantoren schuiven richting adviesverlening op. Bart Dewulf, oprichter van Kantoor Dewulf uit Brugge, kiest bewust voor een ander traject. Hij streeft naar een operationeel excellente organisatie waarin de processen strak zijn en exact leveren wat klanten nodig hebben. ‘Operational Excellence’ draait om kwaliteit, snelheid, wendbaarheid en innovatie. En daarbij gaat artificiële intelligentie (AI) steeds meer de processen binnen het kantoor ondersteunen.

“Het is niet allemaal zo eenvoudig als het lijkt,” zegt Bart. “AI gaat niet zomaar alles oplossen. Je moet eerst begrijpen hoe de data zijn opgebouwd en waar deze vandaan komen. Wat is de structuur en samenhang van de data? Zodra je dat begrijpt, kun je AI inzetten om inzichten te creëren.”  Wat volgt is een boeiend gesprek over artificiële intelligentie in accountancy, of wat had je gedacht? 

Wat waren voor jouw kantoor de drijfveren om nu al met AI aan de slag te gaan?

Bart: "Ik denk dat accountants vandaag voor heel wat uitdagingen staan. Er is steeds meer werk met minder personeel en de verantwoordelijkheden zijn ook enorm toegenomen. 

Ik geloof dat we op een punt beland zijn waar accountantskantoren zich minder moeten focussen op groei, maar meer op wendbaarheid. Je moet tijdig, snel en efficient kunnen inspelen op veranderingen in het ondernemerslandschap.

 AI zal ons hierbij helpen, maar het is geen wondermiddel. Wel brengt AI een overvloed aan nieuwe tools met zich mee, waardoor we het routinewerk veel sneller kunnen uitvoeren. Voor eenvoudige, repetitieve taken zoeken we steeds naar toepassingen die we kunnen inzetten.

 Het delen van kennis met AI is ook belangrijk, zodat we inzichten krijgen waar we anders misschien niet aan zouden denken. Het feit dat ons accountantskantoor AI gebruikt, betekent niet automatisch dat onze bestaanszekerheid voor de komende twintig jaar gegarandeerd is.”

Je kan heel veel data koppelen en dan komt daar met de hulp van AI een resultaat uit. Zeker als accountant wil je weten of de inzichten kloppen. Hoe begin je eraan?

Bart: “De basis is te kijken welke data beschikbaar zijn en ervoor te zorgen dat deze transparant en bruikbaar worden. Je kunt met een beetje data al waardevolle inzichten verkrijgen. Zo hebben we op kantoor iets opgezet wat tot een betere tijdsregistratie leidde.

 Uiteraard moeten we niet zelf alle software willen implementeren, dat is ons vak niet. We moeten echter wel goed begrijpen wat de mogelijkheden zijn en wat we nodig hebben.

Ik ben bang dat softwarehuizen anders zelf eenzijdig zullen beslissen wat wij nodig hebben, maar het zal van ons moeten komen. Het is belangrijk om te begrijpen hoe dingen werken en welke data beschikbaar zijn. Daarom volg ik nu een opleiding bij Vives over programmeren, databanken en business intelligence.”

Ik kan me voorstellen dat facturen bij jullie al grotendeels automatisch verwerkt worden?

Bart: “Ja, het pure inkloppen van gegevens is al grotendeels verleden tijd. We controleren en verifiëren grote afwijkingen nog steeds, maar in 2026 zal elektronische data volledig automatisch verwerkt worden. We kunnen ons dan meer richten op advies en belangrijke analyses, omdat we zeker weten dat de data correct zijn.

Met voldoende eigen data kunnen we al veel doen, maar tools zoals Silverfin zullen belangrijk zijn om data systematisch te verzamelen en begrijpelijk te presenteren. Softwareleveranciers moeten hieraan werken om anomalieën inzichtelijk te maken. In de toekomst zullen er nog meer geavanceerde oplossingen op de markt komen.”

Wat doe je vandaag al met ChatGPT?

Bart: “Kleine taakjes, zoals het doorlopen van pdf-bestanden of het samenvoegen van lijsten.

 Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat we ons niet moeten bezighouden met pietluttigheden. Elke tijdwinst telt. We streven ernaar om operationeel zo efficiënt mogelijk te zijn. Dit betekent dat we zorgvuldig moeten nadenken over hoe we de dingen doen en of er een geen snellere of gemakkelijkere manier is.

 We kiezen bewust voor efficiëntie in onze workflows. Daarom richt ons kantoor zich naar (kleinere) klanten die bereid zijn digitaal te werken en die zich aanpassen aan onze werkprocedures. Zo kunnen we hen optimaal bedienen. Onze klanten weten dat ze digitaal moeten aanleveren, anders beginnen we er niet aan. Zo zijn ook bijberoepers nog welkom. Klanten die onze planning in de war zouden sturen, gaan wij nooit aannemen.”

Ik kan me voorstellen dat dit klanten zijn die minder advies nodig hebben, maar gewoon met alles in orde willen zijn. En die mee willen gaan in die strakke workflow.

Bart: “Klopt. Al onze klanten moeten maandelijks hun documenten digitaal via e-mail aanleveren en dus niet op het einde van elk kwartaal. Daarnaast zijn er klanten die met pre-accountingtools zoals Billit of OkiOki werken. Ons systeem zorgt ervoor dat alle data op de juiste plaats binnenkomen en verwerkt worden. We willen flexibel blijven en onze klanten niet dwingen om hun manier van werken aan te passen aan onze softwarekeuzes.”

Dus jullie houden vast aan jullie eigen systeem en werkwijze?

Bart: “Ja, we beschermen onze processen om de efficiëntie te waarborgen. Compliance is nog steeds belangrijk voor ons, maar op de juiste manier.

 Wij zijn geen puur advieskantoor. Uiteraard geven we ook advies, maar we richten ons eerst op de basis. We zorgen ervoor dat alles duidelijk is, van sociale bijdragen tot personenbelasting en vennootschapsbelasting. We gaan ons niet bezighouden met ingewikkelde zaken zoals overnames, omdat onze workflow daar niet op ingericht is.

 Klanten weten wat ze kunnen verwachten en wat wij van hen verwachten. Maatwerk is moeilijker voor ons, omdat we met gestandaardiseerde processen werken. Dit maakt het mogelijk om flexibel en schaalbaar te zijn. Daarom springen we snel op nieuwe technologieën.

 Advieskantoren werken vaak anders, zij verkopen adviesuren en hebben andere prioriteiten . Ze zeggen dat ze de sparringpartner van de ondernemer zijn, maar in werkelijkheid zitten ze ook vast aan deadlines en dataverwerking.

 Iedereen werkt hard, zodat er geen tijd is om advies te geven. Daarom denk ik dat we ons moeten focussen op de basis. Zorg ervoor dat alles op tijd is, dat je in orde bent en dat je rustig kunt verwerken. Zo kun je nog steeds waarde toevoegen. Al besef ik dat we ons niet eeuwig aan compliance kunnen vasthouden.”

Je verwees al naar 2026, het jaar waarin de e-factuur verplicht wordt in België. Dat is niet meer zo veraf, vooral als je weet dat nog meer dan 80% van de ondernemingen moet aansluiten op het Peppol-netwerk. Zijn accountants er klaar voor?

Bart: “1 januari 2026 gaat een grote stap zijn. Kantoren die voor die datum al volledig e-facturen verwerken gaan een grote voorsprong hebben. Kantoren die wachten tot het einde gaan het moeilijk krijgen. 

 Toen ik twaalf jaar geleden begon, moesten we alles handmatig overtypen. Nu zitten we in een tussenperiode met deels automatische verwerking. In de toekomst zullen we alleen nog data ontvangen en verwerken, en die gebruiken om klanten beter te adviseren.”

Samengevat: begin vandaag al met de voorbereidingen voor 2026.

Bart: “Ja, zeker en vast. Begin daar nu al mee en breng in kaart welke klanten je wilt bedienen. Vanaf 2026 kun je op veel grotere schaal werken, dus zorg dat je accountantskantoor er klaar voor is.”

Duidelijke boodschap en bedankt voor het gesprek, Bart!

Danny De Pourcq