Resource

Gedaan met overwerken tijdens de btw-drukte: 4 praktische tips van collega-accountants

Stress en prangende deadlines, collega’s die her en der uitvallen, 0,0 work-life balance: we noemen maar enkele problemen op waar de accountancysector mee te maken krijgt. De hoofdreden van deze malaise? De btw-drukte. Vier keer per jaar jezelf overstijgen, vier keer per jaar non-stop werken, vier keer per jaar alle zeilen bijzetten en vier keer per jaar je in 1001 bochten wringen: er zijn sectoren die voor véél minder met een personeelstekort kampen. Om deze pieken per kwartaal de baas te kunnen en de workload beter te kunnen spreiden, gingen we op onderzoek bij onze partners en ontdekten we enkele cruciale tips & tricks om de btw-drukte stressvrij, efficiënt en zonder overwerken te doorstaan, dus… lees zeker verder!

Tip 1: Kies de juiste timing & maak een planning

Er is altijd vrees voor het onbekende en de transitie naar een digitaal boekhoudpakket kan, zeker in het begin, angstaanjagend lijken. Om die reden is het dan ook belangrijk om met je kantoor op een geschikt moment over te stappen naar een nieuwe manier van werken. Nicola Dhoore, van Dhoore Accountant, beaamt dit volledig:

Het momentum om over te stappen is heel belangrijk. Er zijn natuurlijk verschillende timings op een jaar mogelijk, maar wij zijn bewust met Yuki beginnen samenwerken rond september of oktober. De meeste boekhoudingen sluiten bij ons immers eind december. Voor ons was dat dus een ideaal transitiemoment. Het heeft ervoor gezorgd dat we een heel aangename flow konden realiseren, waardoor alles probleemloos en soepel verlopen is.

Naast een geschikte timing is het cruciaal om, in samenwerking met je softwarepartner, een duidelijke, efficiënte en realistische planning op te stellen. Een concreet plan van aanpak, zegt Bas Schreuder van accountantskantoor BamBoek, zorgt niet alleen voor houvast of een oplijsting van alle prioriteiten, maar kan ook dienen als interne leidraad om iedereen mee te nemen in de digitale transformatie van je kantoor.

Tip 2: Sta voldoende stil bij je communicatie

Al onze bevraagde accountantskantoren zeggen precies hetzelfde: een heldere communicatie is levensbelangrijk en vormt dé sleutel tot een soepele overgang. Neem dus al je stakeholders (medewerkers, softwarepartner én klanten) mee in je keuze en communiceer duidelijk en vaak met elkaar. Door uit te leggen waarom je de keuze voor digitalisering maakt, wat je van iedereen verwacht, welke processen er zullen wijzigen en wat de concrete meerwaarde is, kan je voldoende draagvlak creëren. Je neemt namelijk je ondernemers mee in je verhaal, spart met je softwareleverancier én biedt je medewerkers de kans om hun steentje bij te dragen.

Tip 3: Breng een duidelijk verhaal naar je klanten

Je klanten willen vooral weten wat de meerwaarde van automatisering voor hen betekent? En dat is begrijpelijk. Om je ondernemers duidelijk mee te nemen in jouw nieuwe manier van werken en, vooral, om ze de concrete meerwaarde voor hun onderneming glashelder te tonen, is het cruciaal om je klanten wegwijs te maken in de mogelijkheden van de software. Thomas Welcker, bestuurder bij BamBoek, verduidelijkt dit als volgt:

Door duidelijk te maken aan klanten dat ze, wanneer ze hun documenten consequent aanleveren, écht inzicht hebben in hun cijfers en weten hoe ze ervoor staan, gaan ze automatisch sneller aanleveren en creëer je minder pieken tijdens de btw-drukte. Het is eigenlijk een win-win voor beide partijen, zowel voor de accountant als voor de ondernemer!

Een verhelderende opstart-meeting, beaamt Niel Versmissen (dossierbeheerder van Dhoore Accountant), biedt heel wat inzicht. Daarnaast is het ook belangrijk om je ondernemers concreet te blijven begeleiden en mee te nemen in de features en functionaliteiten van de software. Op die manier zien ze zélf de pluspunten van een up-to-date digitale boekhouding. Het resultaat? Meer incentive bij de ondernemer om sneller aan te leveren, een betere document-spreiding doorheen het jaar en een graduele afvlakking van de boekhoudkundige piekperiodes.

Tip 4: Laat de digitale software voor jou werken

Wanneer je voor een nieuw boekhoudpakket kiest, zijn er een aantal zaken die je keuze maken of kraken. Naast een eenvoudig toegankelijk support-team, een gepersonaliseerde onboarding, een gedreven service en een gezonde drang om innovatief mee te zijn met de noden van de tijd, is het cruciaal dat je boekhoudsoftware heel wat handige features aanbiedt die jou sneller, juister en efficiënter laten werken. We vroegen enkele partners naar hun favoriete features van Yuki:

Dhoore Accountant

Yuki zorgt aan de hand van verschillende monitoren, zoals bv. de Kwaliteitsmonitor, voor enerzijds een verhelderende, totale helikopterview als kantoorverantwoordelijke, maar anderzijds ook voor een heel diepgaand inzicht voor onze dossierbeheerders. Op die manier en mede door de handige communicatietool in de software zelf, werken we erg tijdbesparend en efficiënt. Yuki realiseert ook enorm veel koppelingen met partners, waardoor je als accountantskantoor een breed netwerk geniet, wat bovendien de automatisering en de gemakkelijkheid van je interne verwerking optimaliseert.
Finnerz

De communicatiemodule binnen Yuko is weergaloos. Dat zie je bij geen enkel ander boekhoudpakket. Het is heel eenvoudig om te gebruiken en de klanten kunnen op deze manier snel gewezen worden op onvolledigheden in hun administratie. Daarnaast vormt ook de Backoffice Monitor een super handige tool. Je kunt alle informatie, die je nodig hebt om je kantoor te sturen, uit de overzichten halen. Sterker nog, je kunt zelfs zien hoe lang de verwerking in een bepaald domein duurt. Handig als je vaste prijzen met de klant hebt afgesproken.
Bofisc

De functionaliteit ‘Betaalbestanden’, aan de klantzijde, vormt een belangrijke tool. Het zorgt er immers voor dat klanten dagelijks - of op z’n minst wekelijks - moeten aanleveren, wat maakt dat de btw-drukte aanzienlijk vermindert, onze accountants enorm verlicht worden op vlak van workload en we het hele jaar door een veel betere spreiding hebben, ook tijdens de btw-periodes. Bovendien halen we door de sterke OCR-herkenning en automatisering heel wat rendement uit het vlot en efficiënt inboeken, waardoor er veel meer tijd overblijft voor analyse van de cijfers en begeleiding van de ondernemer.
BamBoek

Wij zijn sowieso fan van de automatisering in het algemeen. Soms denken onze dossierbeheerders zelfs dat er in de verschillende domeinen niets gebeurt, maar dan komt dat juist door die soepele automatisering. Dat levert ons heel wat tijdswinst op. Daarnaast maken we enorm veel gebruik van Kwaliteitsmonitor. Yuki biedt handige dashboards aan, waardoor je niet alleen sneller en efficiënter kunt werken, maar ook een veel beter overzicht en inzicht krijgt in je verschillende administraties. Je weet eigenlijk altijd precies hoe een ondernemer ervoor staat en die informatie is heel erg veel waard voor ons.

Wil je eindelijk die btw-drukte vaarwel zeggen en niet langer elk kwartaal achter de feiten aanhollen? Dan wordt het hoog tijd om met je kantoor toe te werken naar een betere spreiding van de werkdruk, een meer digitale en geautomatiseerde manier van boekhouden en een sterk efficiëntere workflow! Onderzoek snel de verschillende boekhoudpakketten op de markt, spreek met je concullega’s over de voor- en nadelen, ga gesprekken met meerdere softwareleveranciers en maak de beste keuze voor jouw boekhoudkantoor.

Consistent overwerken: da’s toch niet meer van deze tijd, zeker?!