Hoe zorg je voor een hoog invulpercentage op je vragenlijsten?

EHBO blogpost 2: Hoe zorg je voor een hoog invulpercentage op je vragenlijsten?

Als accountant is het belangrijk om je klantdossiers steeds up-to-date te houden. De meeste kantoren maken gebruik van vragenlijsten om de nodige klantgegevens op te vragen. Helaas worden die vragenlijsten door de klant zelden meteen terugbezorgd, waardoor een groot deel van de energie van medewerkers naar opvolging en heen-en-weergemail gaat. Bothive to the rescue! We delen graag 5 tips waarmee je voor een hoger invulpercentage op je vragenlijsten kan zorgen.

1. Vermijd vakjargon en terminologie

Wat voor jou als accountant heel logisch en begrijpbaar klinkt, kan voor je klanten juist complex en moeilijk overkomen. Om die reden laten ze vragenlijsten dan ook vaak liggen. Stel je daarom zoveel mogelijk in de plaats van de persoon die je vragenlijst invult. Gebruik duidelijke taal en geef zoveel mogelijk voorbeelden die eenvoudig te begrijpen zijn. Dat zal voor je klant de drempel wegnemen om de vragenlijst in te vullen, waardoor je jezelf heel wat opvolgwerk bespaart. Daarnaast zorgt een begrijpbare vragenlijst ervoor dat je klant meteen de correcte gegevens aanlevert, waardoor je later niets hoeft te corrigeren.

2. Maak de vragenlijst zo persoonlijk en passief mogelijk

De vraag “Maar jullie hebben die gegevens toch al?” is je waarschijnlijk welbekend. Probeer daarom de vragenlijst van tevoren zoveel mogelijk aan te vullen met klantdata die je al kent. Op die manier zullen je klanten de vragenlijst eerder als een bevestigingslijst zien, en niet als een lijst waarbij ze vanaf nul moeten starten. Een persoonlijke lijst zullen je klanten ook appreciëren, waardoor ze sneller bereid zijn om de ontbrekende data meteen aan te vullen.

3. Vermijd overbodige vragen

Stuur niet dezelfde vragenlijst naar elke klant, maar sluit op basis van het type klant al wat vragen uit. Zo hoef je bijvoorbeeld aan iemand die een eenmanszaak heeft vaak niet altijd dezelfde vragen te stellen als aan iemand met een vennootschap. Door vragen uit te sluiten, maak je de vragenlijst meteen ook korter, en kortere vragenlijsten worden bijgevolg sneller ingevuld. Zorg er ook steeds voor dat je vragenlijst up-to-date is en fiscaal correct, zodat je je klanten later geen extra vragenlijst hoeft te sturen, of extra vragen moet stellen.

4. Kies voor een digitale vragenlijst

Ga voor een vragenlijst die je klanten zo weinig mogelijk handelingen kost. Een papieren vragenlijst moeten ze eerst afdrukken, daarna invullen en vervolgens terug inscannen en doormailen. Veel klanten ontzien zich daarom de moeite om de vragenlijst tijdig terug te bezorgen. Kies om die reden voor een digitale vragenlijst die eenvoudig in te vullen is. Vermijd ook daarbij zoveel mogelijk frictie, zoals inloggen, manuele handtekeningen enzovoort. Voorzie in de vragenlijst ook zones om meteen de nodige documenten in op te laden, zodat ze later niet door heen-en-weer gemail verloren gaan.

5. Zorg ervoor dat de vragenlijst gegevens onthoudt

Zorg voor een vragenlijst die de gegevens van je klant tijdens het invullen steeds bijhoudt. Zo vermijd je frustraties bij klanten die de lijst per ongeluk wegklikken, of die de vragenlijst op een later moment verder willen aanvullen. Een vragenlijst die klanten op verschillende momenten verder kunnen aanvullen, neemt de drempel weg om er in één keer veel tijd aan te moeten spenderen. Het kan ook helpen om een voorbeeld van een ingevulde lijst mee te sturen, zodat je klanten weten wat er van hen verwacht wordt en ze voldoende tijd kunnen inschatten om de lijst in te vullen.