Hoe ziet de boekhouder van de toekomst eruit?
Boekhouders digitaliseren vandaag steeds meer. Te veel werk en te weinig mensen dwingt hen ertoe om nieuwe innovaties met open armen te ontvangen. Maar om die transitie in goede banen te leiden moeten we wegkijken van de gehypte technologieën en terugkeren naar de basis.
Wanneer we aan boekhouden denken, dan doemt niet onmiddellijk het beeld op van technologie of innovatie. Het beroep hangt vast aan stereotypen, zoals dat het saai is en veel papierwerk bevat. Niets is echter minder waar, stelt Andries Geers, managing director van boekhoudsoftwarebedrijf Octopus. “De technologieën zijn er”, stelt Geers. “De innovaties om boekhouden te digitaliseren staan er al een tijdje. Het is nu aan de boekhoudkantoren om de sprong te nemen. Ik denk echter dat de sector goed bezig is. Geef ze wat tijd en ze zullen zichzelf helemaal transformeren. Het vooroordeel dat boekhouden een oud, stoffig beroep zou zijn is helemaal niet correct.”
Knelpuntberoep
Die digitalisering komt er omdat de sector onder druk staat. Te veel werk, gedaan door te weinig mensen, dwingt kantoren om zaken efficiënter te doen. “Boekhouden is nu eenmaal een knelpuntberoep”, stelt Geers. “Boekhouders moeten deadline na deadline bolwerken, en de wetgeving helpt hen ook niet. Tegelijk studeren er steeds minder boekhouders af. Kantoren beseffen dat ze moeten digitaliseren, want anders slagen ze er niet meer in om hun werk te doen.”
Eén van de grootste knelpunten in de sector, dat opgelost kan worden door digitalisering, is de zogenaamde BTW-piek. “Elke drie maanden dient praktisch onze hele economie al hun facturen in bij hun boekhouder”, legt Geers uit. “Die boekhouder heeft dan 20 dagen om alle informatie in het systeem in te voeren. In de sector heet dat de BTW-piek, en eigenlijk is dat waanzin. Door te digitaliseren zouden we de facturen doorheen het jaar in een digitaal systeem kunnen steken, dat gedeeld wordt door klant en boekhouder. De BTW-piek is eigenlijk een overblijfsel uit de tijd dat boekhouden op papier plaatsvond. Digitaliseren kan dat gemakkelijk oplossen.”
Het vooroordeel dat boekhouden een oud, stoffig beroep zou zijn is helemaal niet correct.
PEPPOL
Ook komen er nieuwe technologieën aan. “Iets unieks dat de sector helemaal kan veranderen is PEPPOL”, stelt Geers. “Dat is een Europees uitwisselingsplatform van facturen. Je gebruikt dus software die geconnecteerd is met dat netwerk. Wanneer je een factuur verstuurt naar een bedrijf, dan ontvangen zij jouw factuur rechtstreeks in hun software. Het zijn zuivere data die van de ene softwaretool naar de andere gaan. Dat klinkt erg simpel, maar kan revolutionair zijn. De foutenmarge die vandaag ontstaat doordat facturen overgetypt en ingevoerd in een systeem moeten worden, zal bijvoorbeeld niet meer bestaan. Het is veel efficiënter.”
Maar wat dan met artificiële intelligentie (AI) en blockchain? Die technologieën komen steevast aan bod wanneer het gaat over het digitaliseren van boekhouden. “AI en blockchain gaan niet het verschil maken”, reageert Geers. “AI dient binnen boekhouding vooral om zaken die binnenkomen naar data om te zetten. Er bestaan bijvoorbeeld veel applicaties die papieren facturen scannen en automatisch digitaal maken. PEPPOL zal een groot deel van die toepassingen overbodig maken. In specifieke niches zal AI wel nut hebben voor boekhouders, maar het vormt geen revolutie. Blockchain gaat daarentegen over de betrouwbaarheid van de zaken die doorgestuurd worden. Opnieuw biedt PEPPOL evenveel garanties op dat gebied.”
Klanten
Ook zal technologie volgens Geers niet het einde betekenen van de boekhouder zoals we die kennen. “Er wordt vandaag vaak gezegd dat een boekhouder in de toekomst vooral advies zal geven. Maar dat geloof ik niet. De administratie moet, zelfs met meer digitalisatie, nog altijd gebeuren. Misschien komt er wel een onderscheid tussen kantoren met een focus op administratie en kantoren met een focus op advies. Die distinctie zie je al in Nederland, maar of die ook in België zal opduiken blijft koffiedik kijken.”
Maar los van alle technologie mogen boekhouders het menselijke aspect van digitale transformatie niet vergeten. “Het allerbelangrijkste is dat boekhouders goed blijven praten met hun klanten”, besluit Geers. “Veel kantoren doen dat vandaag te weinig. Wanneer je met je klanten praat zullen ze aangeven waar voor hen de voordelen van digitalisatie liggen. Soms zijn er heel kleine zaken die bedrijven overhalen om hun boekhouding te digitaliseren, bijvoorbeeld de mogelijkheid om een bonnetje in te brengen via een foto. Praat dus met je klanten voordat je software begint uit te kiezen.”