Neem klanten sneller aan boord met de onboarding flow

Bothive lanceert een nieuwe tool die accountants helpt bij een vlotte én tijdsefficiënte onboarding.

Dataverzameling in een mum van tijd

Onze missie bij Bothive is de communicatie van accountants stroomlijnen. Om dit te realiseren willen we zoveel mogelijk manuele processen automatiseren en klantgegevens op één centrale plaats verzamelen. De flow voor onboarding past helemaal binnen die filosofie.

Via een automatische chatconversatie, of flow, verzamelt onze virtuele assistent Sophia alle gegevens om een nieuwe klant aan te melden, een onderneming op te richten of een bestaande boekhouding over te nemen.

De flow zal de klant begeleiden vanaf het allereerste contact met het kantoor. Daarom willen we nog verder gaan dan louter klantgegevens verzamelen. In de toekomst wordt het mogelijk om, op basis van de eerder opgevraagde data, automatisch opdrachtbrieven op te stellen en volmachten ter ondertekening door te sturen.

Remedie tegen repetitieve processen

De flow voor onboarding maakt deel uit van een reeks flows, specifiek voor accountants. Op basis van de feedback die we ontvangen van accountants uit het werkveld, werken we continu aan de verdere uitbreiding van het aanbod.

We noemen de flows ook wel onze “remedie tegen repetitieve processen.” Routine is dan wel deel van de job, maar die terugkerende processen nemen vaak te veel tijd in beslag. Vooral klantgegevens verzamelen en organiseren verloopt vaak stroef. Momenteel geraakt informatie versnipperd over verschillende platformen, waardoor het team vaak tijd verspilt aan het zoeken van de juiste informatie. Dubbele e-mails naar klanten, verloren berichten en miscommunicatie zijn mogelijke gevolgen van een onoverzichtelijke database.

Flows automatiseren boekhoudkundige processen en verzamelen bovendien alle klantgegevens op één plaats. Wanneer de klant een flow heeft doorlopen, wordt alle opgehaalde informatie automatisch in een rapport gegenereerd binnen het Bothive platform. Door een directe koppeling worden deze gegevens direct geüpload in jouw CRM-systeem. Omgekeerd wordt alle data die in het CRM-systeem staat ook opgeslagen binnen het Bothive platform.

Naast de onboarding flow automatiseerden we bij Bothive een aantal andere processen. Zo lanceerden we het voorbije jaar onder andere flows voor het invullen van de personenbelasting, de registratie van een nieuwe bedrijfswagen en de kwalificatie van nieuwe klanten.

Een nieuw communicatieplatform

We merken dat de vraag naar centralisatie enorm gestegen is en dat deze trend zich ook blijft verderzetten. Daarom bouwen wij aan een nieuw centraal communicatieplatform voor accountants. Binnen het platform integreerden we, naast flows, verschillende andere Bothive tools die het werk van de accountant efficiënter maken.

Zo helpt Sophia ook bij het opvangen van veelgestelde vragen en werken we momenteel aan een omnichannel team inbox die al jouw interne en externe communicatie bundelt. Onze integraties met CRM-systemen, boekhoudpakketten en verschillende communicatiekanalen maken het mogelijk jouw communicatie vanuit één centraal systeem te beheren.