Digitaliseren, een verzekering tegen economische crisis en een optie op groei

Agoria-Financial Services publiceert een reeks van vier artikelen over de economische situatie en de gevolgen voor bedrijven.  De eerste drie artikels gaven een algemene schets van de economie (de Stilte voor de Faillissementsstorm), de levensvatbaarheid en liquiditeit van bedrijven en over het beheersen van kredietrisico’s.  In dit artikel bespreken we hoe digitalisering u een voorsprong geeft.

 1. Rol van de CFO

De digitale organisatie blijft een nieuw concept in veel organisaties. CFO's staan zijn de eigenaar van veel van de relevante bedrijfsinformatie.  Er is vaak een duidelijk mandaat voor hen om het voortouw te nemen: CEO's en directies willen dat CFO’s in realtime, op data gebaseerde besluitvorming ondersteunen. CFO’s geven vaak aan dat ze meer tijd willen besteden aan digitale initiatieven en de toepassing van digitale technologieën op financiële taken.

2. Digitaliseren

Digitaliseren is het omzetten van gegevens in een digitale vorm en het is de eerste domino die veel processen in gang zet: eerst gaat een onderneming goedkoper, juister en sneller werken. Naarmate een onderneming als een digitale organisatie gaat werken, wordt het digitale proces een actief beleidsondersteunend instrument. Eens gegevens gedigitaliseerd zijn, kan je informatie sneller opslaan, delen, analyseren en kan software inzichten verschaffen die voor een mens moeilijk te detecteren zijn.

Hoewel digitaliseren veel tijd en energie bespaart, vraagt het proces van digitaliseren veel tijd en energie  van mensen. Change management is een onderdeel van het implementeren van het DIKW-proces, omdat het gepaard gaat met grote veranderingen voor de medewerkers. De payback van investeringen in digitale processen gaan van enkele maanden tot meerdere jaren. Veel voordelen van een DIKW-investering worden pas zichtbaar na de implementatie van digitale systemen. Bijvoorbeeld: een efficiënt digitaal proces om offertes op te stellen maakt dat een organisatie kan focussen op de meest winstgevende offertes en mogelijk meer en sneller offertes kan indienen dan een analoge organisatie.  

3. DIKW-proces:  Data – Informatie – Kennis – Wijsheid

Het DIKW-model (Data Information Knowledge Pyramid) komt voort uit het kennismanagement en is een methode om het proces van leren, begrijpen en besluiten uit te leggen en kan ook toegepast worden op het digitaliseringsproces.  Het proces bestaat uit vier stappen waar het digitaliseren slechts de eerste stap is. De stappen twee t/m vier maken data betekenisvol, helpen diepe inzichten te verwerven en patronen te herkennen om tenslotte het digitale proces een essentieel onderdeel te maken van de strategische besluitvorming.

In finance gaat het om veel meer dan om elektronische facturen en bankafschriften. Tientallen informatiebronnen en processen kunnen geautomatiseerd worden. Enkele voorbeelden: order to cash, purchase to pay, debiteurenbeheer, e-facturatie, kredietbeheer, masterdata management, rapportage, thesaurie, forecasting, voorraadbeheer, fraudedetectie, wisselkoersen, cash pooling, beheer van activa, pensioenen, verzekeringen, interne goedkeuringen en contractbeheer.

Afbeelding

Source: Ontotext.com

Data zijn nietszeggende gegevens op zich. Het kan een reeks getallen of woorden zijn die op zich geen betekenis hebben. In de praktijk gaat het over databanken zoals betalingen of prijzen. Deze data worden beheerst in tabellen.

Informatie - Wanneer we data weergeven als iets herkenbaars, spreken we van informatie. Data wordt dus informatie wanneer deze van betekenis is voor de ontvanger. In de praktijk gaat het om gestructureerde databanken die vaak gekoppeld zijn en online te raadplegen. Informatie wordt beheerst in data warehouses en de applicaties geven er betekenis aan. Voorbeelden van dergelijke applicaties zijn CRM-toepassingen, boekhoudprogramma’s en Treasury Management Systemen.

Kennis - Wanneer je patronen ontdekt in je informatie en deze kan omzetten in logische conclusies, dan spreken we van kennis. In de praktijk gaat het om Business Intelligence-toepassingen, geïntegreerde ERP-pakketten en analyse-applicaties. Voorbeelden van Business Intelligence toepassingen zijn: Microsoft Power BI, Tableau, Qlik, Pentaho, Amazon QuickSight. Voorbeelden van geïntegreerde ERP-pakketten zijn Odoo, Afas, SAP, Oracle. Voorbeelden van analysetoepassingen zijn Excel, Python en R. Data worden gebruikt door BI-tools, ERP-software en analytical tools om nuttige inzichten te verschaffen. Veel van deze systemen worden ondersteund door artificiële intelligentie.

Wijsheid - Wanneer de resultaten van de vorige niveaus gecombineerd worden, spreken we van het begrip wijsheid. Hierbij begrijpt een persoon de uitkomst van verschillende kennis niveaus en kan deze weet deze toe te passen. Wijsheid wordt vaak opgebouwd over de langere termijn. Je herkent patronen zonder exact dezelfde situatie eerder meegemaakt te hebben. In de praktijk gaat het meestal over inzichten die rechtstreeks impact hebben op de KPI's van een organisatie en die een organisatie helpen om structureel te groeien, te innoveren en kosten te beheersen. Artificiële intelligentie en predictive analytics komen vaak voor in deze stap.

'Technologie stelt ons in staat om in real-time data om te zetten in betere en snellere beslissingen.'

4. Voordelen van digitaliseren

Voordelen - In de eerste twee stappen van het DIKW-proces (data en informatie) zijn de voordelen: kostenbesparingen, snelheid en het verminderen van fouten. Digitale processen maken het mogelijk om data snel te verwerken en te delen. Grote retailers rapporteren hun verkopen op dagelijkse basis. Best in class bedrijven kunnen binnen acht werkdagen een resultatenrekening presenteren. Wanneer een onderneming Business Intelligence toepassingen en geïntegreerde ERP-pakketten installeert, is ze in staat om betere en snellere beslissingen te nemen. Het implementeren van artificiële intelligentie en predictive Analytics leveren vaak structurele en concurrentieel voordelen.

Structureel en concurrentieelvoordeel - Efficiënte digitale bedrijfsprocessen leveren een concurrentieel voordeel, niet alleen omwille van lagere kosten, snelheid en betrouwbaarheid, maar vooral omdat betere en snellere beslissingen mogelijk worden. Digitale processen krijgen bijna altijd de voorkeur over analoge processen op voorwaarde dat een bedrijf de juiste data governance hanteert.

Data governance is het geheel van beleid, processen en systemen dat de data omkadert. Data governance stelt een onderneming in staat om waarde te creëren van data zonder de regels van privacy en security te overtreden. GDPR regels zijn dus een onderdeel van uw data governance.

Niet digitaliseren is geen optie voor bedrijven; meer en meer bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd.  Gedigitaliseerde bedrijfsprocessen zijn goedkoper, sneller, betrouwbaarder en ze leveren data op die gebruikt kan worden om betere beslissingen te nemen. Data is de levensader voor een betere dienstverlening aan zowel klanten als aan interne departementen. Artificiële intelligentie en voorspellende algoritmes zijn geen toekomstmuziek, ze zitten vandaag niet alleen in uw Spotify en Netflix abonnement, maar ook in uw boekhoudsoftware, uw security software en bank-applicaties.

5. Data-architectuur

De data-architectuur bestaat uit het ontwerp van hard- en software die uw dataverzameling beheren, inclusief de gebruiksregels en de controles. Uiteindelijk houden deze principes uw data-architectuur consistent, schoon en verantwoordelijk en vormen ze de basis van een performante datastrategie voor uw organisatie. Creëerkwaliteitsstandaardendie een onderdeel worden van uw data-architectuur.  Hou bij het design rekening met een duidelijke presentatie van gegevens.  Geef gegevens in een logische en overzichtelijke manier weer zodat er een link is met de KPIs van de organisatie.

 6. Principes van digitaal databeheer

Hou de volgende principes voor ogen bij het opzetten en beheren van uw digitale gegevens:

• Proces verbetering - Vóór je data en processen automatiseert moet je elk proces optimaliseren door overbodige stappen te verwijderen, controles in te voeren en een logische afwikkeling van de business flow op te stellen.
• No double entry - Vermijd om gegevens dubbel te moeten invoeren. Wanneer een verkoper de gegevens van een potentiële klant ingeeft in een CRM toepassing, dan is het logisch dat de relevante gegevens ter beschikking zijn van andere diensten zoals de boekhouding, logistiek, en het juridisch departement.
• Standaardiseren  - Door volgens vaste procedures te werken zorg je ervoor dat er minder fouten worden gemaakt.
• Single source of truth - Creëer unieke definities voor elk begrip.  Elk begrip moet gedefinieerd zijn zodat alle medewerkers precies weten waar het over gaat. Creëer één “single source of truth”. Er zijn nog te veel ondernemingen die meerdere interpretaties hebben van concepten zoals operationele winst en return on investment.
• Schoonmaken - Een zuivere werkplek is belangrijk, zowel op de fysieke werkvloer als in uw databanken. Wanneer er fouten en gaten zitten in de data, dan kan het hele DIKW- proces vast lopen.
• Controle - Door je zowel intern als extern te laten controleren, zorg je ervoor dat je altijd kwaliteit kan leveren en vertrouwen hebt in je eigen data en beslissingen.

Heeft u vragen voor Agoria Financial Services? Aaarzel dan niet om ons te contacteren op financial.services@agoria.be.

Lees ook:

• Stilte voor de faillissementenstorm?
• Heeft de levensvatbaarheid van uw zakenpartners ook een impact op uw onderneming? Hoe herstellen zij van de huidige crisis? 
• Kredietrisico: perfect beheersbaar