Waarom ook jij als accountant voordeel kan halen uit een document management systeem

Dat accounting de voorbije jaren sterk geëvolueerd is, moeten we je niet meer vertellen. Digitalisering, automatisering, OCR, AI… het zijn woorden die je intussen ongetwijfeld bekend in de oren klinken. En of je nu een pionier of een digitale laatbloeier bent, we zijn er zeker van dat ook jij intussen minstens een deel van je accounting digitaal verwerkt. Maar hoe sterk je hele proces intussen ook gedigitaliseerd is, de instroom en het beheer van nieuwe documenten blijven vaak een bottleneck. Een document management systeem kan hier soelaas bieden.

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem, of kortweg DMS, is in essentie een systeem waarin je documenten op een veilige manier kan opslaan. Maar vergis je niet: het is veel meer dan eenvoudigweg een digitaal archief. Een DMS beschikt onder meer over uitgebreide mogelijkheden om metadata toe te voegen aan documenten. Zo kan je razendsnel opzoekwerk verrichten aan de hand van allerlei parameters. Bovendien kan je ook de verschillende versies van documenten beheren en per document bepalen wie toegangs- of bewerkingsrechten heeft en wie niet. Ten slotte kan je een DMS ook koppelen met allerlei andere systemen waar je mee werkt, zoals je accounting software, zodat informatie vlot kan worden doorgepusht. 

Welke voordelen biedt een DMS voor het accounting proces?

Herkennen, categoriseren en archiveren

We zeiden het al: een document management systeem is meer dan zomaar een digitaal archief. Zo kan je documenten vanuit allerlei bronnen zoals Outlook, een webbrowser of een ander programma, binnentrekken in je systeem. Je geeft vervolgens in de metadata aan over wat voor document het gaat en voegt eventueel nog extra informatie toe zoals wie verantwoordelijk is voor het document en wie er wel of geen toegang toe heeft. De DMS pikt automatisch alle informatie uit het document op en archiveert het zelf in de juiste map. Van daaruit kan de informatie uit het document automatisch gesynchroniseerd worden met gekoppelde programma’s. 

Vlot informatie opzoeken in documenten

Eens je documenten in je document management systeem opgeslagen zijn, wordt informatie opzoeken een fluitje van een cent. Het systeem herkent immers niet alleen titels van documenten, maar ook de tekst in de documenten zelf. Zoek je voor een bepaalde klant bijvoorbeeld alle bedrijfsdocumenten voor een bepaalde periode, dan stel je eenvoudig een datumbereik in waarna de DMS je alle gevraagde documenten voorschotelt. Op zoek naar de documenten met betrekking tot een bepaald voertuig? Geef eenvoudig de nummerplaat in en alles staat in een paar seconden voor je neus. Op basis van één stukje informatie doet een DMS voor jou al het speurwerk waar je zelf uren tijd mee zou verliezen. Zijn er bovendien zoekacties die je regelmatig moet herhalen, dan kan je daar een dynamische map voor aanmaken die het gewenste overzicht van documenten voor jou up-to-date houdt.

Teamwork makes the dream work

Wanneer een document in je document management systeem terechtkomt, moet het vaak nog een heel proces doorlopen. Misschien moet er nog informatie worden aangevuld of moet er iemand nog een bepaalde goedkeuring geven voor het document door kan naar de volgende stap. Of misschien moet het document verschillende stappen doorlopen die elk door iemand anders moeten worden uitgevoerd. Moet je als accountant bijvoorbeeld een bepaald verslag uitschrijven, dan moet dat hoogstwaarschijnlijk nog langs de kantoorverantwoordelijke passeren voor het bij de klant terechtkomt. Of misschien moet een collega van de juridische dienst nog bepaalde wettelijke informatie checken of aanvullen. Dankzij de uitgebreide mogelijkheden om rechten toe te kennen en samen te werken in één document, verlopen dergelijk zaken met een DMS een stuk vlotter.

Koppelingsmogelijkheden met tal van programma’s

Eens een document dus in je document management systeem zit, kan je er bijzonder dynamisch mee aan de slag. Je kan het bijvoorbeeld voor verdere verwerking toewijzen aan collega’s of het een vaste workflow laten doorlopen die aangepast is aan het type document. En die verdere verwerking of workflow kan ook buiten de DMS zelf. Zo kan je jouw DMS bijvoorbeeld koppelen met je accounting software zodat de cijfers uit alle ingeladen documenten automatisch in de boekhouding terechtkomen. Of je kan vanuit je DMS een document openen in Word of Excel, het daar aanpassen en vervolgens de wijzigingen terug opslaan in je DMS.

Het spreekt voor zich dat al die mogelijkheden voor een accountantskantoor en zijn accountants heel wat tijdswinst opleveren. Daarom biedt Comax 2 DMS-systemen aan: Comax DMS en ELO. Comax DMS is een windows-based oplossing die je voor een beperkt budget alle basisfuncties van een DMS-systeem biedt. Ben je op zoek naar een uitgebreide oplossing met alles erop en eraan, dan is ELO het juiste pakket voor jou. Benieuwd hoe documentverwerking met Comax DMS of ELO in zijn werk gaat? Boek dan hieronder een demo. Onze experts helpen je graag op weg.